En ejercicio de las
facultades consagradas en la Constitución Política de Colombia, promulgada el 04
de julio de 1991, se encuentra en este catálogo constitucional como derecho
fundamental dentro del Capítulo destinado a los Derechos Fundamentales, el
Derecho de Petición en su artículo 23 que al tenor literal reza: "Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.", en concordancia con lo estipulado en el Código Contencioso Administrativo, artículos del 5 al 26.
Ahora bien, consideramos de suprema importancia conocer qué es, en cuáles casos aplica, qué debe contener y cómo debe presentarse, por cuanto se hace indispensable aplicarlo en el diario vivir ante las entidades tanto públicas como privadas, para solicitar documentación permitida, información pertinente o consultas sobre algún tema en particular. Por lo anterior, debemos recordar entonces que pese a tener el derecho a lo mencionado, se recurrirá a la autoridad de manera siempre respetuosa exponiendo la necesidad de la manera más clara y detallada posible, preferiblemente de forma escrita - aunque es igualmente válido interponerlo verbalmente - en aras de dejar constancia en caso de no ser respondido o tramitado a tiempo por la Entidad, para lo cual se aconseja no solamente en caso de tramitar una petición, siempre tomar copia para el archivo personal de cualquier documento a radicar para obtener la firma del recibido del funcionario dejando claro en el escrito cuántos soportes documentales se anexan.
Ahora bien, consideramos de suprema importancia conocer qué es, en cuáles casos aplica, qué debe contener y cómo debe presentarse, por cuanto se hace indispensable aplicarlo en el diario vivir ante las entidades tanto públicas como privadas, para solicitar documentación permitida, información pertinente o consultas sobre algún tema en particular. Por lo anterior, debemos recordar entonces que pese a tener el derecho a lo mencionado, se recurrirá a la autoridad de manera siempre respetuosa exponiendo la necesidad de la manera más clara y detallada posible, preferiblemente de forma escrita - aunque es igualmente válido interponerlo verbalmente - en aras de dejar constancia en caso de no ser respondido o tramitado a tiempo por la Entidad, para lo cual se aconseja no solamente en caso de tramitar una petición, siempre tomar copia para el archivo personal de cualquier documento a radicar para obtener la firma del recibido del funcionario dejando claro en el escrito cuántos soportes documentales se anexan.
La petición debe contener
según la norma, el nombre de la autoridad ante la cual se dirige, los datos del
peticionario del modo más completo posible, es decir, nombres y apellidos,
número del documento de identificación, dirección, la petición concreta junto
con los motivos para radicarla, documentos si hay necesidad de adjuntarlos (no
en todos los casos hay lugar a ello) y la firma. Adicionalmente, para facilitar
y agilizar el proceso, con el fin que la información esperada llegue de manera
oportuna y precisa sugerimos que en la petición siempre se escriba que “es un derecho de petición bajo los
postulados del artículo 23 de la Constitución Política”; y agregar a los anteriores la dirección electrónica
y un número de contacto. Finalmente, si es interpuesto a través de otra
persona, especificar de igual forma lo anteriormente relacionado.
Una vez radicada la
solicitud, siempre y cuando sea de interés general, esté completa y acorde como
hemos explicado, la autoridad debe resolver o responder en un plazo de 15 días
hábiles, en caso de no ser posible entregar lo que se ha solicitado, está en la
obligación de informar dentro de los 15 días de ley la causa de la demora fijando
nueva fecha de respuesta; de lo contrario será causal de mala conducta del
funcionario lo cual da lugar a las sanciones respectivas. Si es de interés
particular para expedición de un documento el término será de 10 días, en caso
de no ser resuelto se entenderá por aceptada debiéndose expedir en los
siguientes 3 días. Por último, si es una consulta de algún tema específico el plazo máximo será de 30 días,
no obstante, esta respuesta no hace responsable a la Entidad, así como lo
sustentado tampoco tendrá carácter de obligatorio cumplimiento.
Sin embargo, es preciso aclarar que no toda la información o documento se entregan por sí solos con un derecho de petición, toda vez que los hay sujeto a reserva por su clase o por ser de carácter estrictamente personal, como lo son una historia clínica o una historia laboral. En estos casos, si se tramita a través de otra persona se hará con poder debidamente autenticado en Notaría y con presentación de la cédula de ciudadanía.
Sin embargo, es preciso aclarar que no toda la información o documento se entregan por sí solos con un derecho de petición, toda vez que los hay sujeto a reserva por su clase o por ser de carácter estrictamente personal, como lo son una historia clínica o una historia laboral. En estos casos, si se tramita a través de otra persona se hará con poder debidamente autenticado en Notaría y con presentación de la cédula de ciudadanía.
Ahora bien, la reserva de la que hablamos sobre lo solicitado la determina la misma Constitución, la ley o si hace relación con la defensa o la seguridad nacional, para lo cual se exigirán requisitos especiales que deben ser informados debidamente en un sitio público dentro de la Entidad a donde queremos acudir, no obstante, pese a la obligación de cumplir con aquéllos requisitos también es de anotar que dicha autoridad no puede solicitar certificaciones o documentos que posea en su propio archivo.
Por el contrario, es
información de uso público la de contenido de interés general, tales como las
normas de creación de la Entidad, métodos y procedimientos, organigramas y
manual de funciones. La consulta para los documentos podrá hacerse en horario
de despacho al público y si es necesario en presencia del empleado. Para el efecto si
se requiere la toma de copias corren por cuenta del interesado, pero en ningún
caso tendrá que pagar en exceso el costo de la fotocopia.
En conclusión, si el
Derecho de Petición se presenta en debida forma, con los requisitos de ley nos evitaremos
demoras injustificadas, adicionar información que pudo haberse aportado desde
el principio, trámites innecesarios o radicación de nuevas solicitudes que en
últimas prolongarán el tiempo de respuesta o propiciarán la emisión de una
solución inadecuada o incompleta, es decir, la correcta aplicación de la norma
la veremos reflejado en el beneficio
tanto para quien presenta la petición como para la autoridad quien la resuelve.